Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les factures vont être amenées à suivre un cycle de vie avec différents statuts permettant de suivre leur traitement jusqu’au paiement.
Pour les éditeurs amenés à recevoir ou émettre des factures, la compréhension de ces statuts est essentielle afin d'assurer le suivi des opérations et de répondre aux exigences réglementaires.
Comment fonctionne le cycle de vie d'une facture dans le cadre de la nouvelle obligation d'e-facturation?
Lorsqu'une facture est déposée sur une plateforme agréée, elle transite par plusieurs étapes avant d'être acceptée, payée ou éventuellement rejetée.
Le cycle de vie repose sur deux catégories de statuts :
- des statuts obligatoires, transmis à l'administration fiscale.
- des statuts facultatifs, utilisés pour faciliter les échanges entre les différents acteurs.
L'objectif de ces statuts est de permettre à l'administration fiscale de suivre l'état d'avancement des factures et de donner aux entreprises une meilleure visibilité sur leur traitement en leur permetant d’identifier rapidement les rejets ou refus.
Source : specifications-externes de la facturation electonique-v3.2 - Chapitre 3.6.4. Les statuts obligatoires d’une facture
Les statuts obligatoires dans le cadre de la facturation électronique
Quatre statuts doivent obligatoirement être pris en compte :
1) Déposée (code 200)
Ce statut confirme que la facture a été transmise à la plateforme agréée (PA) et atteste que la facture est contrôlée et conforme.
C'est à partir de cette étape que les données réglementaires peuvent être transmises à l'administration fiscale.
2) Refusée (code 210)
Le destinataire refuse la facture dans son intégralité.
3) Encaissée (code 212)
Selon les conditions définies par l'article 290 A du CGI, le fournisseur informe avoir perçu un paiement partiel ou total de la facture.
Il constitue l'étape finale du cycle de vie de la facture.
4) Rejetée (code 213)
Une anomalie a été détectée lors des contrôles réalisés par une plateforme agréée d'émission ou de réception.
La facture ne peut alors pas poursuivre son cycle de traitement.
Comme pour le statut « Refusée », aucune transmission complémentaire vers le Portail Public de Facturation (PPF) n'est attendue après l'annulation de la facture.
Source : specifications-externes de la facturation electonique-v3.2 - Chapitre 3.6.4. Les statuts obligatoires d’une facture
Les statuts facultatifs
En complément des statuts réglementaires, des statuts de suivi permettent de détailler les différentes étapes de traitement des factures. Non obligatoirement transmis à l’administration fiscale, ils offrent aux entreprises un suivi plus fin de leurs processus de facturation.
Liste non exhaustive, voir norme AFNOR XP Z12-012
Le rôle de Crealo dans ce flux en tant que plateforme de gestion des droits d’auteur
Notre solution de gestion des droits d’auteur vous permet de :
1- Rapprocher automatiquement les notes de droits et factures
Crealo prend en charge le rapprochement automatique entre la note de droits émise par l'éditeur et la facture retournée par l'auteur, afin de vérifier la cohérence des montants avant tout paiement.
2- Gérer les paiements et les statuts de paiement directement sur Crealo
Crealo centralise le suivi des paiements de droits, forfaits et à-valoirs au sein d'un espace unique. Les équipes peuvent suivre l'avancement de chaque règlement grâce à différents statuts de paiement : Non payé, Pour virement et Payé.
La plateforme facilite également la gestion opérationnelle des règlements. Les montants dus peuvent être marqués comme payés, intégrés à un prochain fichier de virements groupés ou faire l'objet de paiements partiels.
3- Transmettre les données et les statuts de facturation à votre Plateforme Agréée (PA)
Crealo qualifie automatiquement chaque flux pour déterminer s'il relève de l'e-invoicing ou de l'e-reporting, évitant ainsi toute erreur de traitement en amont de la transmission des données vers la plateforme agréée choisie par l’éditeur.
Crealo transmet à votre Plateforme Agréée les données nécessaires au traitement de la facture ainsi que les statuts correspondants.
Cet article a été élaboré dans le cadre d'échanges avec des éditeurs et les finances publiques, il sera régulièrement mis à jour en fonction des évolutions de la réglementation. Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre équipe.
👋 À propos de Crealo : Logiciel de gestion des droits d’auteur, est la solution la plus moderne et complète pour automatiser votre gestion des droits d’auteur. Nous collaborons avec plus de 200 acteurs publics et privés du Livre de la Presse, de l’Audiovisuel et des Arts Visuels.
Autres ressources :
- Découvrez comment vous conformer à la reddition semestrielle avec Crealo
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